CARA MENGEMBANGKAN KETERAMPILAN

Langkah V : Mengembangkan Ketrampilan

Sebagian besar proses “pembangunan tim” akan memusatkan kegiatannya pada pengembangan ketrampilan yang diperlukan untuk menciptakan tim yang berkinerja tinggi. Seperti halnya para atlit olah raga, setiap anggota tim harus belajar bermain, bergerak, dan mempraktekan ketrampilan mereka. Beberapa jenis ketrampilan yang sangat diperlukan dalam membangun tim yang baik adalah :

1. Kesadaran untuk mengembangkan kelompok.

Harus disadari oleh semua anggota tim bahwa kemajuan suatu tim dilakukan melalui tahapan-tahapan yang bisa diprediksi, yaitu fase orientasi, fase evaluasi, dan fase kontrol. Fase orientasi ditandai oleh adanya ragu-raguan para anggota kelompok akan peran mereka. Mereka kurang memahami apa yang harus mereka lakukan selaku anggota tim. Pada fase evaluasi, anggota cenderung meng- alami konflik yang disebabkan oleh kekurang-setujuan mereka terhadap cara-cara penyelesaian tugas. Dalam fase ini kelompok bisa terpecah-pecah dalam beberapa koalisi. Dalam fase kontrol, kelompok kembali bersatu, karena mereka mulai memahami satu sama lainnya.

Apa yang terjadi di atas merupakan gejala normal yang banyak terjadi. Faktor kepemimpinan merupakan hal yang paling krusial dalam hal ini. Jika pimpinannya baik maka ketiga fase tersebut tidak berlangsung lama, sehingga tim dapat segera bisa berfungsi.

2. Klarifikasi Peran

Bahkan ketika tim sudah mulai bekerja, kadang mereka masih bingung tentang apa yang harus mereka lakukan, dan juga siapa yang harus melakukannya. Dalam upaya mencapai tugas-tugas kelompok, setiap anggota harus memahami peran mereka masing-masing. Mereka harus tahu dengan baik apa yang harus mereka kerjakan dan juga batas-batas kewenangannya. “Team members must know what others expect from them. Ambiguity in role expectations produces stress and hampers performance”[1]

Uraian jabatan formal seringkali tidak sesuai dengan harapan masing-masing anggota, oleh karena itu pembagian peran sebaiknya dibicarakan bersama. Dalam diskusi ini harus dibahas misi kelompok, kepada siapa kelompok harus melaporkan hasil kerjanya?, kewenangan apa yang dipunyai kelompok?, siapa yang menentukan pimpinan mereka?, apakah anggota kelompok setuju pada pembagian pekerjaan?, dan apakah peran masing-masing anggota kelompok tidak bertentangan atau tumpang tindih satu sama lainnya?.

Seperti hanya dengan anggota tim olahraga, kelompok kerja memerlukan pengetahuan tentang apa yang dimainkan oleh dirinya dan diri anggota lainnya. Berdiskusi dengan tujuan menjernihkan atau mengklarifikasikan peran masing-masing anggota merupakan agenda penting untuk memulai kerja dalam tim. 

3. Pemecahan Masalah.

Memahami bagaimana menggunakan teknik-teknik pemecahan masalah merupakan hal penting yang menunjang keberhasilan kerja tim. Setiap anggota tim harus bisa berpartisipasi menggunakan beberapa cara dasar dalam memecahkan masalah di bawah ini :

· Diagram Pareto, menggambarkan masalah-masalah yang dihadapi oleh tim. Setiap “bar” menunjukan tingkat seringnya masalah tertentu muncul, atau biaya yang diakibatkan oleh adanya masalah. Tim harus berupaya untuk memecahkan masalah yang sering muncul atau yang dampaknya paling merugikan.

· Diagram Alur Kerja, menggambarkan langkah-langkah kerja yang harus dilakukan mulai dari awal sampai dengan akhir. Dengan mempelajari diagram tersebut setiap anggota dapat membayangkan proses kerja tim secara keseluruhan.

· Diagram Sebab-Akibat, biasanya juga disebut dengan nama diagram “tulang ikan”. Di dalamnya tertera masalah utama dan secara berurutan hal-hal lain yang diperirakan sebagai penyebab munculnya masalah.

· “Brainstorming”, setiap anggota kelompok diberi kesempatan untuk mengembangkan gagasan-gagasan sebebas dan sebanyak mungkin. Setiap gagasan dituliskan dalam “flip-chart”. Anggota tidak diperkenankan untuk “membunuh” gagasan segila apapun. Melalui cara ini diharapkan muncul pemikiran kreatif guna pemecahan masalah.

· Rencana tindakan, memungkinkan apa yang telah diputuskan untuk segera dilaksanakan. Peran dan tanggungjawab diberikan, Laporan diperlukan. Biasanya temuan-temuan dan rencana tindakan disajikan di hadapan manajemen atau panitia pengarah untuk memperoleh persetujuan, atau sebagai informasi dan komunikasi.

· Bagan pertanggung-jawaban menggambarkan kegiatan-kegiatan, waktunya, tekniknya, dan orang yang melaksanakannya. Adanya bagan ini semua anggota tim mengetahui secara rinci keseluruhan proses kegiatan yang sedang berlangsung. 

Pelatihan yang komprehensif, diikuti oleh pelatihan individual, membantu anggota tim menerapkan alat-alat di atas dengan benar. Setiap orang harus bekerja dan senantiasa memperbaiki ketrampilannya. Bangsa Jepang menyebutnya “Kaizen”.

4. Konsensus dalam mengambil keputusan.

Sebagian besar keputusan di tempat kerja dibuat oleh pihak yang memiliki kekuasaan. Konsensus terjadi manakala semua anggota mengatakan : “Saya sepakat dengan keputusan itu, walau tidak 100% setuju, namun saya sangat mendukungnya”. Konsensus berbeda dengan demokratis. Keputusan yang diambil secara demokratis mengandalkan pada suara terbanyak, artinya masih ada anggota tim yang tidak setuju, yaitu minoritas. Pihak yang tidak setuju biasanya tidak sungguh-sungguh bersedia melaksanakan hasil keputusan. Dalam teknik pengambilan keputusan melalui konsensus yang sebenarnya, keputusan diambil setelah semua anggota setuju. Melalui penambahan waktu dan kesabaran, setiap anggota mengemukakan secara panjang lebar pendapatnya sehingga semua pihak mengerti. Konsensus tidak hanya merupakan cara terbaik dalam pengambilan keputusan, namun juga berpotensi memunculkan komitmen tinggi pada diri setiap anggota tim untuk melaksanakannya. Kualitas keputusan melalui consensus memang sangat baik, sehingga memudahkan pelaksanaannya karena semua yang mengambil keputusan sepakat atas apa yang telah diputuskan.

Pengambilan keputusan secara konsensus tidaklah mudah, oleh karena itu setiap anggota perlu memperoleh latihan guna memiliki ketrampilan yang diperlukan. Studi kasus yang diikuti oleh analisis kelompok merupakan salah satu bentuk pelatihan. Di sini akan terlihat beberapa perilaku : “Apakah anggota kelompok mendengar-kan gagasan-gagasan secara obyektif?”, “Apakah setiap anggota kelompok telah diberikan kesempatan bicara secara memadai?” ”Apakah ada pihak yang mendominasi?”, “Apakah kelompok mampu memecahkan pertentangan?”. Pengambilan keputusan secara consensus harus dilakukan secara sistematis dan sabar. Tidak perlu tergesa-gesa. Apabila kelompok mencapai konsensus, tim akan dapat bekerja secara maksimal.

5. Mengatasi konflik

Bukan hal yang aneh jika suatu kelompok yang terdiri atas orang-orang yang berbeda latar belakang, berpotensi memunculkan konflik. Jika tim gagal menangani konflik dengan semestinya maka akan gagal mencapai tujuan. Dengan dikembangkannya ketrampilan mengelola konflik, maka walaupun terjadi konflik, tim masih memperoleh manfaat daripadanya. Pandangan yang saling bertentangan satu sama lain, jika dikelola dengan baik justru akan menciptakan suatu keputusan yang lebih baik.

Sebuah tim dapat mengembangkan kapasitas menangani konflik melalui berbagai cara, misalnya diskusi terbuka tentang konflik itu sendiri atau melalui diskusi yang tangguh yang penuh perdebatan dan skeptisme. Permainan peran (role playing), dan latihan-latihan membantu tim mengembangkan komunikasi terbuka yang diperlukan untuk menyelesaikan konflik secara produktif. Tim yang berkinerja tinggi antara lain dicirikan dengan adanya anggota-anggota yang kritis, namun masih saling menghargai satu sama lainnya.

6. Evaluasi hasil

Sebagai suatu tim kerja yang senantiasa berfungsi, tim harus mengevaluasi hasil kegiatannya guna mengetahui keberhasilan atau pun kegagalannya. Evaluasi dapat dilakukan melalui berbagai cara. Dalam beberapa kasus, hasil dari adanya tim kerja dapat diukur berdasarkan kriteria baku produktivitas atau keluaran. Jika setelah dibentuknya tim, produktivitas lebih baik daripada sebelumnya maka dapat dikatakan tim tersebut efektif. Kesalahan yang makin berkurang, biaya produksi makin kecil, tingkat turnover menurun, adalah beberapa tanda bahwa tim bekerja secara efektif. Pemasok dan juga pelanggan yang menggunakan jasa tim harus pula dijadikan sumber informasi keberhasilan atau kegagalan tim. 

Watch Out For Team Destroyers!

· Jealously

Iri karena anggota lain memiliki kelebihan dan menonjol

· Cynicism

Cenderung bersifat negatif terhadap banyak hal

· Lack of confidence [2]

Kurang percaya atas dirinya sendiri, 

jika pendapatnya ditentang, dianggap menentang dirinya

CIRI-CIRI TIM YANG BERKINERJA TINGGI

1.     Seluruh anggota mempunyai tekad menyelesaikan tujuan atau misi yang dikembangkannya.

2.     Tim bekerja dalam lingkungan yang anggotanya saling terbuka dan percaya satu sama lainnya.

3.     Seluruh anggota merasa memiliki tim, dan secara sukarela mereka berpartisipasi di dalamnya.

4.     Anggota terdiri atas orang dengan pengalaman, gagasan, pandangan, yang berbeda, dan perbedaan ini dihargai.

5.     Semua anggota tim secara terus menerus belajar dan memperbaiki dirinya. Hal ini membantu meningkatkan kemampuan tim dalam memecahkan persoalan.

6.     Semua anggota tim mengerti peranan dan tanggung-jawabnya, saling menghargai satu sama lainnya.

7.     Keputusan diambil berdasarkan konsensus

8.     Setiap anggota tim berkomunikasi secara terbuka, langsung, dan saling mendengarkan satu sama lainnya secara obyektif dan penuh kesabaran.

9.     Tim dapat menangani konflik tanpa harus memunculkan permusuhan.

10.                         Pimpinan tim, apakah temporer atau tetap, mempraktekan gaya kepemimpinan partisipatif. 

Tweet

Jangan sampai ketinggalan postingan-postingan terbaik dari Ramalan Hari Ini | Horoskop | Shio. Berlangganan melalui email sekarang juga:

Atau sobat juga bisa follow Ramalan Hari Ini | Horoskop | Shio dengan mengklik tombol di bawah ini:

Artikel keren lainnya:

Ditulis oleh Unknown pada tanggal Kamis, 30 Mei 2013