Tidak ada satu cara khusus yang dipakai untuk membangun sebuah tim. Tujuan untuk membangun tim yang bersemangat, memiliki kedekatan, saling percaya, dan produktif dapat dilakukan dengan banyak cara. Apapun caranya, hal yang penting diingat adalah tim itu sendiri harus mengembangkan kemampuan mengidentifikasikan persoalan kerja mereka dan sekaligus juga memecahkannya. Lima tahap atau langkah yang umumnya dilakukan dalam membangun sebuah tim diuraikan di bawah ini.
Langkah I . Membentuk Struktur Tim
Setiap tim harus bekerja dengan suatu struktur yang memadai agar berdaya menangani isu-isu berat dan memecahkan persoalan-persoalan yang rumit. Walau struktur bisa berbeda antara perusahaan satu dengan lainnya, namun komponen yang umumnya ada meliputi :
· Tim Pengarah, yang terdiri atas manajer-manajer tingkat atas, pimpinan serikat kerja (kalau ada), manajer lini, penyelia, pimpinan tim, dan orang-orang penting lainnya. Seperti seorang pilot, kelompok tersebut menetapkan seperangkat tindakan dan berperan sebagai nara sumber dan pemberi umpan balik atas kegiatan tim
· Perancang Tim, merupakan tim lintas sektoral yang mencakup anggota-anggota dari semua jenjang dan fungsi dalam organisasi. Anggotanya terdiri atas para penyelia dan para manajer.
· Pemimpin, merupakan unsur penting bagi keberhasilan tim. Pemilihan pemimpin merupakan faktor penting, mereka harus yang bergaya partisipatif. Pemimpin tipe X kurang tepat untuk diminta sebagai pemimpin tim.
· Rapat-rapat, merupakan aktivitas yang terpenting. Agenda ini harus difasilitasi dan dilakukan relatif sering. Pimpinan harus dilatih untuk mengelola proses rapat dan proses terjadinya hubungan antar pribadi. Proses rapat antara lain mencakup perencanaan dan penggunaan agenda, mengelola jalannya rapat, mendistribusikan notulen rapat, mengatur bahan dan waktu rapat. Saat rapat berlangsung pimpinan rapat harus mampu meningkatkan partisipasi semua anggota untuk mengeluarkan gagasannya, mengatasi pertentangan akibat adanya perbedaan pendapat, menangani anggota-anggota yang “sulit”, dan menciptakan suasana rapat yang dinamis.
· Proses konsultasi. Kehadiran pihak ketiga dalam upaya membimbing, mengajar, membantu menyelesaikan konflik, kadang sangat diperlukan. Karena sesungguhnya mereka bukan anggota tim, konsultan dapat memberikan tantangan bagi anggota tim. Mereka bisa lebih obyektif dan bisa lebih bebas bekerja dan berpendapat ketika membantu tim. Konsultan juga bisa membantu membangun aturan-aturan dan cara-cara kerja. Mereka bisa diminta untuk mendidik anggota tim dalam menggunakan peralatan, metode kerja, dan memecahkan masalah agar tim bisa lebih produktif.
Langkah II : Mengumpulkan informasi
Membangun tim harus dimulai dengan penilaian diri anggota kelompok (self-assesment), untuk mengetahui kelemahan dan kekuatan yang dimiliki oleh setiap anggota. Pengembangan tim dapat ditetapkan berdasarkan data yang diperoleh dari survai tentang sikap, wawancara dengan anggota tim, dan pengamatan atas diskusi-diskusi kelompok. Cara-cara tersebut bermanfaat untuk menilai sejumlah hal, antara lain iklim komunikasi, rasa saling percaya, motivasi, kemampuan memimpin, pencapaian konsensus, dan nilai kelompok.
Langkah III : Membicarakan Kebutuhan
Informasi yang diperoleh dalam langkah II harus dirangkum dan diumpan-balikan kepada anggota tim. Tim harus mendiskusikannya secara terbuka, dan mencoba menginterpretasikannya. Melalui proses ini akan ditemukan sejumlah kebutuhan ; kekuatan yang ada harus dicoba dipertahankan dan dikembangkan sedangkan kelemahan harus segera diatasi. Proses ini bisa berlangsung dalam beberapa kali pertemuan guna menemukan hal-hal yang memang sangat dibutuhkan. Proses ini sangat penting dalam upaya untuk menetapkan sendiri tujuan tim. Melalui pemahaman atas kekuatan dan kelemahan diri sendiri, tim sudah dalam kondisi siaga untuk mendiagnosis masalah dan menemukan jalan keluarnya.
Langkah IV : Merencanakan sasaran dan menetapkan cara pencapaiannya.
Begitu isu-isu diklarifikasikan, tim harus menetapkan tujuan dan misinya, serta menetapkan prioritas kegiatan. “Perhaps most importantly, a team must have a shared sense of mission. Whether we are talking about a temporary work improvement team, or branch, all members must share the sense of mission”
[1] Hal yang paling utama dilakukan oleh tim adalah bekerja pada isu yang oleh anggota dianggap paling penting. Dengan agenda yang ditetapkan sendiri, tim akan lebih komit pada proses pelaksanaan dan pengembangannya. Kelompok harus mengembangkan skedul tentatif dan rencana tindakan guna mencapai tujuan. Konsultan akan sangat membantu dengan cara memberikan saran-saran tentang teknik atau kegiatan yang mungkin dilakukan dalam upaya mencapai tujuan. Pengembang organisasi atau spesialis pelatihan harus mengetahui jenis-jenis latihan, film, modul-modul, atau studi kasus, guna membantu kelompok agar bisa mengembangkan ketrampilan yang diperlukan bagi efektivitas kerja tim.
Belum ada tanggapan untuk "PROSES MEMBANGUN TIM"
Posting Komentar