PELAYANAN ARSIP

 

A.    Prinsip Pelayan Arsip.

Agar keamanan informasi termonitor (diketahui) maka setiap peminjaman dan pengcmbalian harus memenUhi prosedure peminjaman arsip. Hal terpenting diterapkan yaitu dilakukan pencatatan secara jelas terhadap arsip arsip terjamin serta keberadaan arsip tetap arsip yang yang

Dipinjam dan dikembalikan. Hal lain perlu mendapat perhatian yaitu ketetapan dan kecepatan dalam pelayan arsip (penemuan kembali)

Keberhasilan dalam system penataan/pemberkasan arsip berpengaruh besar dalam penemuan kembali arsip. Factor lain yaitu penggunaan sarana bantu penemuan kembali arsip, misalnya Daftar Arsip.

B.     Prosedur Peminjaman Arsip

Pengertian procedure peminjaman arsip yaitu peminjam arsip oleh unit kerja pusat arsip. Prosedure ini harus ditetapkan secara jelas karena merupakan salah satu cara untuk menjaga keamanan arsip yang dipinjam, serta di komunikasikan kepada pengguna arsip (unit kerja). Tahap yang harus dilakukan dalam peminjaman arsip antara lain :

1.      Pemesanan

Dapat dengan telepon, lisan, tertulis, formulir isian.

2.      Penemuan Arsip

Dapat langsung ke fisik arsip atau tidak langsung yaitu dengan sarana bantu

3.      Pencatatan

Pencatatan dapat di buku, formulir. Hal yang penting adalah elemen apa yang dicatat. Misalnya unit/orang yang pinjam, tanggal pinjam, jenis arsip yang dipinjam, tanda tangan peminjam.

4.      Pengguna lembar pengganti (out indikator)

Yaitu suatu alat yang digunakan dalam proses peminjaman arsip, sebagai tanda yang menunjukkan adanya arsip yang keluar atau dipinjam.

Out indikator bias terdiri atas 3 jenis :

-       Untuk arsip yang dipinjam satu lembar / satu berkas

-       Untuk arsip yang dipinjam satu folder

-       Untuk arsip yang dipinjam satu boks

5.      Pengambilan

Arsip yang dipinjam apabila sudah selesai kepentingannya / penggunaannya harus segera dikembalikan. Sering terjadi apabila sudah mendapat informasi dalam arsip, peminjam lupa mengembalikan. Dalam kondisi yang demikian petugas harus segera mengecek keberadaan arsip tersebut dan mengingatkan bahwa arsip harus segera dikembalikan. Apabila peminjam masih memerlukan arsip tersebut maka ia harus memperpanjang masa peminjamannya. Jika arsip telah dikembalikan maka sarana pencatatan diberi tanda paraf/tanda kembali.

6.      Menyimpan kembali arsip

Arsip yang telah dikembalikan, harus di kembalikan ketempat semula

C.    Kewenangan dan Pengendalian

Kewenangan penggunaan arsip dapat diatur berdasarkan jejang jabatan. Pimpinan tertinggi instansi (kepala, materi, direktur) berhak untuk menggunakan seluruh arsip milik organisasi. Bila suatu unit kerja mermaksud meminjam arsip tentang tugas dan fungsi untuk kerja lain, maka terlebih dahulu harus memperoleh persetujuan dari unit kerja pelaksana tugas dan fungsi arsip tersebut.

Tanggung jawab pengelola Pusat Arsip tidak hanya sebatas mencatat dan mengetahui unit kerja mana yang meninjam arsip, tetapi harus memantau sampai arsip yang dipinjam dikembalikan sesuai dengan waktu yang ditentukan.

Biasanya jangka waktu peminjaman arsip adalah satu minggu dan dapat diperpanjang lagi satu minggu.

II.      PERALATAN

Peralatan ke arsipan dipergunakan di Pusat arsip dipilih dengan pertimbangan ekonomis dan aman. Pergunakan peralatan yang relative murah, tetapi tetap aman (yaitu memiliki tingakt keasaman rendah dan kuat)

Dilihat dari jenisnya peralatan di Pusat Arsip perlu melihat media arsip yang disimpan :

-       Arsip kartografis menggunakan rol cabinet atau flat drawer cabinet.

-       Arsip floppy disk menggunakan rak yang anti megnit dan ruangan ber AC.

-       Arsip microfish, cartridge, microfilm dan sejenisnya menggunakan lemari khusus.

-       Arsip kertas menggunakan boks arsip yang kadar asamnya rendah dan rak arsip (statis  atau bergerak)

III.   PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN

Pemeliharaan Pusat Arsip menyangkut dua aspek, yaitu pemeliharaan fisik gedung arsip, pemeliharaan perawatan dan pemeliharaan arsip. Pemeliharaan terhadap fisik arsip antara lain melalui fumigasi, membersihkan debu dan mengatus kelembahan. Pemeliharaan terhadap peralatan antara lain pindahkan, bersihkan rak yang berkarat.

Program penyusutan arsip merupakan salah satu kegiatan yang harus di laksanakn oleh pusat arsip dasar dari penyusutan yaitu nilai guna (penilaian) dan berpedoman pada jadwal yang ada dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip. Untuk arsip yang telah tertata maka secara teknis penyusutan mudah dilaksanakan, namun demikian untuk arsip yang tidak tertata kacau) perlu lebih dahulu dilaksanakan penataan. Adapun pedoman teknisnya perlu memperhatikan SE Kepala ANRI Nomor : SE/01/1981 tentang Pananganan Arsip In aktif Sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan Peraturan Pemerintah tentang Penyusutan Arsip.

Pada uraian ini tidak dikemukakan tentang procedure penyusutan arsip, tetapi hanya pada masalah teknis penyusutan arsip (khususnya pemusnahan). Secara garis besar teknis pemusnahan arsip antara lain dapat di laksanakan dengan cara kimiawi dan di cacah. Perlu diperhatikan pila lokasi pelaksanaan pemusnahan arsip tersebut, yaitu dilaksanakan di Pusat Arsip atau diluar Pusat Arsip (misalnya pabrik kertas, perusahaan pencacahan kertas).

Hal terpenting dalam penyusutan arsip yaitu dibuat daftar Pertelaan Arsip dan Berita Acara.

IV.   SUMBER DAYA MANUSIA

Pusat arsip mengingat tugas dan fungsinya cukup penting bagi organisasi maka harus dikelola sember daya manusia (SDM) yang profesional, terlatih, memiliki kemampuan teknis dan teoritas dibidang kearsipan serta dalam jumlah yang mamadai.

Dewasa ini di Indonesia sudah ada jabatan fungsional arsiparis. Oleh sebab itu Pusat Arsip (Unit Kearsipan, KAD) sedapat mungkin dikelola oleh arsiparis. Arsiparis sebagai tenaga inti harus memiliki sikap propesional, mental yang baik (disiplin, jujur, dedikasi, dapat dipercaya, tidak mudah terpengarus).

Mengingat Pusat Arsip tugasnya mengelola arsip yang pada dasarnya tertutup (informasi hanya dapat diberikan kepada yang berhak), maka tenaga pendukung di Pusat Arsip harus betul-betul memiliki mental yang baik sehingga dapat menjamin keamanan informasi arsip.

PENUTUP

Manajemen arsip ini aktif diharapkan mendukung tujuan sistem kearsipan yaitu dapat menyajikan arsip yang tepat, dalam waktu yang tepat, jumlah yang lengkap serta kepada pihak yang berhak.

Demikianlah makalah ini dibuat semoga bermanfaat, segala kritik dan saran yang bersifat penyempurnaan sengat diharapkan. Terima Kasih.

Tweet

Jangan sampai ketinggalan postingan-postingan terbaik dari Ramalan Hari Ini | Horoskop | Shio. Berlangganan melalui email sekarang juga:

Atau sobat juga bisa follow Ramalan Hari Ini | Horoskop | Shio dengan mengklik tombol di bawah ini:

Artikel keren lainnya:

Ditulis oleh Unknown pada tanggal Senin, 09 Februari 2015